Articolo a cura di Sara Casini
Vi è mai capitato di partecipare a una riunione o a una call in cui i vostri interventi più significativi siano stati “Buongiorno a tutti” e “Grazie a voi, arrivederci”? Se vi è successo, allora questo articolo potrebbe essere di vostro interesse.
Il principio fondante della lean prevede che gli
sprechi vengano ridotti al minimo, per concentrarsi su ciò che rappresenta il vero valore aggiunto dell’attività o del servizio in questione. E' indubbio che le riunioni, principalmente quelle online il cui utilizzo ha subito nell’ultimo anno un’impennata senza precedenti, siano ormai alla base della vita quotidiana all’interno delle organizzazioni. Ebbene un’attività così frequente e a cui siamo probabilmente avvezzi, rappresenta un frangente in cui i presupposti dell’agire in modo snello vengono spesso dimenticati per strada.
Quali sono le situazioni che di solito portano a una gestione macchinosa delle riunioni?
Vediamo di seguito alcuni esempi:
- “A Tizio forse potrebbe interessare qualche informazione che emergerà da questa riunione”.
Seguendo questo ragionamento rischiamo di includere troppe persone e di queste molte non trarranno beneficio dalla call. Provvediamo piuttosto a inoltrare le minute di riunione a coloro che pensiamo possano essere toccati dal tema in questione oppure, considerato che a fine riunione avremo contezza di quali informazioni sono effettivamente state trasmesse, forniamo noi stessi un breve riepilogo dei punti d’interesse del meeting a chi riteniamo opportuno.
- “Caio potrebbe fungere da back up nel caso in cui vengano richiesti dettagli dell’argomento che Sempronio non conosce”.
Può succedere che venga coinvolto un collaboratore che non conosce tutti i dettagli operativi di un’attività, ma che rivesta un ruolo di responsabilità tale per cui è opportuno che sia partecipe alla call. In questo caso se “per sicurezza” includiamo anche il collaboratore più operativo, potremmo far perdere tempo inutilmente a quest’ultimo, sottraendolo dalle attività che avrebbe svolto nelle ore di riunione. Uno scenario del genere può essere gestito tramite un accordo tra Caio e Sempronio, tale per cui Caio viene allertato in anticipo della potenziale necessità di un suo coinvolgimento nella riunione e Sempronio si assume il compito di avvisarlo tempestivamente in caso di effettivo bisogno, solo per il tempo strettamente necessario.
- “Tizio dovrà fare un breve intervento, però, siccome non si sa quando verrà interpellato, è meglio che partecipi all’intera call”.
Questa situazione può facilmente essere gestita tramite un ordine del giorno in cui gli argomenti da trattare siano presentati in associazione a degli slot temporali indicativi. Coinvolgere Tizio solo per il tempo necessario gli consentirà non solo di non sprecare tempo, ma anche di godere di maggiore concentrazione in prossimità del suo intervento.
La necessità di eludere situazioni di questo tipo potrebbe apparire banale o ovvia, eppure questi scenari capitano, e anche spesso. Ma come facciamo per evitare queste casistiche e per far sì che le soluzioni appena presentate siano davvero applicate?
Alcuni suggerimenti per una gestione efficace dei meeting
Innanzitutto, è necessario definire delle regole e dei ruoli chiari e condivisi. Vediamo, però, anche degli accorgimenti concreti per ottimizzare una riunione.
Si presume che i meeting siano correlati all’esistenza di un progetto specifico e, quindi, di un gruppo di progetto. Quest’ultimo avrà un leader, un segretario e una serie di componenti del team. Dati questi presupposti, sarà utile che:
- Il leader, il cui ruolo deve risultare palese a tutti i membri del team, dovrà guidare le riunioni, moderando gli interventi durante il meeting;
- Il segretario dovrà preparare in anticipo l’ordine del giorno della riunione;
- Il segretario dovrà sintetizzare i punti essenziali della riunione per poi redigere ed inviare il verbale, assieme alla documentazione emersa in riunione;
- A seconda del contesto, si può valutare, anziché la riunione di una o due ore, degli aggiornamenti più frequenti della durata massima di 20/30 minuti.
Molti dei punti finora emersi sono fronteggiabili ricorrendo al buon senso, tuttavia nei contesti lavorativi mediamente strutturati è facile incappare in una gestione macchinosa delle riunioni. E' necessario quindi uno sforzo da parte di tutti per attuare una modalità fluida e snella anche in ambito meeting.
