Articolo a cura di Sara Casini
Il lean thinking ci incoraggia a individuare e
rafforzare ciò per cui il cliente è disposto a pagare, a ottimizzare le attività che non rappresentano un valore aggiunto ma che comunque risultano essere necessarie e a eliminare quanto considerato inutile e privo di valore – i cosiddetti sprechi. Il
metodo delle 5S vuole aiutarci a fare proprio questo. Iniziamo a scremare ciò che è utile da ciò che non lo è e poi analizziamo la gestione di quanto abbiamo reputato essere valido.
In sostanza, le 5S, dopo una prima individuazione di quanto effettivamente utile, ci consentono di creare e mantenere un
ordine che risulti intelligente e
funzionale per la nostra operatività. Ebbene, questo tipo di risultato ci può essere decisamente comodo non solo nel contesto aziendale, ma anche a casa, nella nostra vita di tutti i giorni. Quante volte ci capita di aprire l’armadio e renderci conto che i vestiti non sono più disposti secondo l’ordine che avevamo stabilito inizialmente? Spostiamoci in cucina: vi succede mai, proprio mentre state preparando una pietanza, di avere bisogno di uno strumento e pensare “ma perché lo ripongo sempre in quel cassetto così scomodo?!” per poi continuare a tenerlo lì?
Risulta chiaro che la necessità di un ordine efficiente può davvero riguardare i contesti più disparati. Approfondiamo dunque ognuno dei 5 passaggi fondamentali del metodo 5S.
- SEIRI - Separare
Innanzitutto, è necessario identificare e separare ciò che è utile da ciò che non lo è. Questa prima azione ci permette di mettere in luce l’eventuale accumulo di cose superflue. Non è raro che i collaboratori che si adoperano per un intervento 5S in azienda ritrovino negli ultimi scomparti della propria cassettiera oggetti, documenti, appunti che non si ricordavano nemmeno di avere – questo è un esempio lampante di strumenti di cui liberarsi. In maniera simile, quando andiamo a controllare gli scomparti più remoti della nostra cucina, potremmo ricordarci di avere una collezione di piatti o tazzine che magari abbiamo ricevuto anni fa in regalo ma che non abbiamo mai usato. Altro scenario può riguardare il nostro garage: oggetti depositati anni fa in quanto “non si sa mai, potrebbero tornare utili”, ma che in realtà non utilizziamo.
Che si tratti dell’ufficio o di casa nostra, liberiamoci di tutto ciò che abbiamo definito inutile; ci toglieremo un peso.
- SEITON – Ordinare
Adesso dobbiamo individuare il posto più adatto per ogni cosa e creare una correlazione tra l’oggetto e la postazione. Pensiamo alla scrivania: utilizziamo le cuffie ogni giorno perché siamo frequentemente impegnati in call? Allora individuiamo e stabiliamo un posto a noi vicino che sia valido per tenerle a portata di mano. Ritorniamo nella nostra cucina: siamo degli amanti della pasta e quindi usiamo lo scolapasta ogni giorno? Allora non teniamolo nel cassetto più lontano ma assegniamogli una postazione nello scomparto più vicino ai fornelli.
Ciò che dobbiamo fare è valutare la frequenza con cui usiamo gli strumenti che abbiamo definito utili, capire per cosa ci servono e che percorso gli facciamo fare o facciamo noi stessi per raggiungerli e, sulla base di queste riflessioni, trovare il posto più congeniale per ogni cosa.
- SEISO – Pulire
Una volta individuato un ordine valido, risulta necessario adoperarsi per pulire. Attenzione: la pulizia si differenzia tra quella che viene eseguita in occasione dell’intervento 5S per ripristinare una condizione operativa ottimale e quella che potremmo definire di mantenimento, da fare regolarmente come parte integrante del lavoro che svolgiamo (che sia il lavoro impiegatizio, la preparazione del pranzo o la rasatura del nostro giardino). Chiaramente ogni contesto richiede l’individuazione della frequenza più adeguata per permettere una pulizia appropriata e sostenibile.
- SEIKETSU – Standardizzare
La standardizzazione vuole prevenire il ripresentarsi della situazione di accumulo da cui siamo partiti. Sarà necessario produrre solo quanto necessario quando ce n’è bisogno e gestire documenti/strumenti/oggetti rispettando l’ordine definito. Per favorire ciò si possono individuare sistemi che rendano difficile o impossibile riporre una cosa nel posto sbagliato. Ad esempio, possiamo ordinare i vestiti per colore, così un vestito nero in mezzo a quelli chiari salterà subito all’occhio facendoci capire che è stato riposto in modo errato. In ufficio, possiamo applicare delle etichette sui contenitori per indicare che tipo di documento va riposto in quel contenitore specifico. In questo modo possiamo comunicare l’ordine stabilito a chiunque, semplicemente tramite degli strumenti visivi.
- SHITSUKE – Mantenere
Giungiamo infine alla S più difficile da realizzare – ovvero quella che rappresenta, assieme alla quarta S, la dimensione culturale. Per avere dei risultati permanenti è fondamentale sviluppare una mentalità e un approccio, che indirizzino il nostro agire per rispettare nel tempo quanto deciso.
Una S alla volta, abbiamo visto come questo ottimo strumento della lean possa davvero adattarsi a qualsiasi contesto. Con i giusti accorgimenti, possiamo applicare le 5S agli ambiti su cui riteniamo più opportuno intervenire e, interiorizzando il valore aggiunto che deriva da queste applicazioni, riusciremo a rendere duraturi nel tempo i risultati conseguiti.
